Traitement de vos mails
L'ensemble des documents reçu sur votre boîte mail est analysé et traité. Les emails sont rattachés au dossier avec l'ensemble des pièces jointes. Les équipes procèdent aux renommages et découpages des documents, pour mettre à jour le dossier (ajout des parties, avocats, références…). L'envoi des messages par email ou parapheur sont envoyés à la personne concernée. Votre agenda est synchronisé, et les tâches associées sont programmées.
Traitement de vos dossiers
Nos équipes saisissent via vos logiciels Secib et Gestisoft en fonction des informations ou pièces fournies, les fiches dossier, ajoutent et créent les parties, les avocats, leurs références, la juridiction concernée et le numéro RG.
Une fois le dossier créé, les équipes rattachent et classent les pièces jointes selon votre arborescence. La date d'audience est ensuite ajoutée sur votre agenda.
Selon vos instructions et votre convention d'honoraires, une facture est éditée depuis vos logiciels métiers Secib et Gestisoft*. Pour échanger sereinement avec votre client, nous activons les accès Secib Online.
Echange avec les juridictions
Votre télésecrétariat s'occupe de la gestion de votre boîte RPVA et de la plateforme d'expert judiciaire Opalexe, au même titre que votre boîte email.
Du rattachement des emails au transfert du message et à la saisie des évènements liés à votre activité (audiences et rendezvous), nous disposons de l'expertise et de la célérité nécessaires pour intervenir sur ces interfaces.
Vous intervenez devant le Tribunal administratif, les équipes se connectent à télérecours pour télécharger l'ensemble des pièces liées à votre dossier. Nous procédons à la même charte de renommage et de rattachement selon l'arborescence décidée.
Gestion de vos factures
Nos services s'occupent de vos factures impayées - jusqu'à deux ans d'ancienneté - sur la base de vos matrices Secib et Gestisoft. Nous optimisons la gestion des relances en vous proposant 1 à 3 envois, personnalisés en fonction du processus de vos clients.
Vos factures sont établies selon de vos instructions et convention d'honoraires. Elles sont ensuite fusionnées dans le dossier client. Une fois le document établi et validé dans le parapheur, les factures sont envoyés par mail vous et peuvent être relancées par téléphone. Les règlements sont saisis directement dans vos logiciels métier.